Direttiva UE sulla trasparenza retributiva: cosa devono fare le aziende italiane e come prepararsi nel 2026

Dal 7 giugno 2026 la Direttiva UE 2023/970 sulla trasparenza retributiva è entrata nella fase attuativa per le imprese italiane con più di 250 dipendenti. Dal 2027 si estende alle imprese con più di 150 dipendenti, dal 2031 a quelle con più di 100. Per la maggior parte delle PMI italiane c’è ancora tempo — ma le aziende che si preparano adesso evitano di trovarsi con obblighi di disclosure sui salari senza aver fatto il lavoro preventivo di analisi e strutturazione che quella disclosure richiede.

Questa guida spiega cosa prevede la direttiva, cosa devono fare le aziende in concreto, e come trasformare un obbligo normativo in un vantaggio operativo sul costo del lavoro.

Cosa prevede la direttiva: i 4 obblighi principali

1. Trasparenza pre-assunzione. Le aziende devono comunicare ai candidati, prima del colloquio o nell’annuncio di lavoro, la retribuzione iniziale prevista per la posizione o una fascia retributiva. Non è più possibile rispondere “dipende dall’esperienza” senza indicare una cifra. Il candidato deve poter conoscere il range retributivo prima di decidere se candidarsi.

2. Diritto di accesso alle informazioni retributive. I dipendenti hanno il diritto di richiedere all’azienda informazioni sulle retribuzioni medie per categoria di lavoratori che svolgono mansioni equivalenti, disaggregate per genere. L’azienda deve rispondere entro 2 mesi dalla richiesta.

3. Reporting sul gender pay gap. Le aziende sopra soglia devono pubblicare annualmente (o biennialmente, per le fasce più piccole) dati sul divario retributivo di genere: la differenza media tra le retribuzioni di uomini e donne per categorie e livelli di inquadramento. La pubblicazione deve avvenire in un formato standardizzato su una piattaforma designata dalla Commissione UE.

4. Audit retributivo congiunto. Se dai dati pubblicati emerge un gender pay gap superiore al 5% non giustificabile da criteri oggettivi, l’azienda è obbligata ad avviare un audit retributivo congiunto con i rappresentanti dei lavoratori e ad adottare misure correttive entro un termine definito.

Le sanzioni: cosa rischia chi non si adegua

La direttiva lascia agli Stati membri la definizione delle sanzioni specifiche, ma impone che siano “effettive, proporzionate e dissuasive”. Il D.Lgs. di recepimento italiano (in fase di finalizzazione al momento della pubblicazione di questa guida) prevede sanzioni amministrative che si applicano per ogni violazione specifica: mancata comunicazione della fascia retributiva ai candidati, mancata risposta alle richieste dei dipendenti, omesso o tardivo reporting.

La norma più rilevante per le aziende: se un dipendente dimostra di aver subito una discriminazione retributiva basata sul genere, il datore deve provare che non c’è stata discriminazione — non il lavoratore deve provare che c’è stata. Il burden of proof si inverte. In pratica, senza un sistema di job evaluation trasparente e documentato, difendersi da un ricorso per discriminazione retributiva diventa molto più difficile.

Cosa deve fare un’azienda per adeguarsi: il percorso concreto

Passo 1 — Mappare le posizioni e i criteri di valutazione

Il prerequisito di tutto è avere un sistema di job evaluation — una metodologia documentata che assegna a ciascuna posizione un livello di complessità, responsabilità e requisiti, e che giustifica le differenze retributive tra posizioni diverse. Senza job evaluation, non si possono definire le “categorie di lavoratori che svolgono mansioni equivalenti” — e senza quella definizione non si può rispondere alle richieste dei dipendenti né compilare il reporting.

Non serve un sistema complesso. Per una PMI, una griglia di 4-6 livelli con criteri esplicitati (complessità del ruolo, impatto organizzativo, competenze richieste) è sufficiente. Il punto è che esista e sia documentata.

Passo 2 — Analizzare il gender pay gap interno

Prima che qualcuno lo richieda, l’azienda deve sapere se ha un gender pay gap e dove. L’analisi va fatta per categoria omogenea (non su tutta la popolazione aziendale — questo nasconde i problemi reali). Se emerge un gap non giustificato da criteri oggettivi (anzianità, performance, responsabilità diverse), è meglio correggerlo in modo pianificato piuttosto che doverlo comunicare pubblicamente e poi gestire ricorsi.

Passo 3 — Strutturare le fasce retributive per posizione

La trasparenza pre-assunzione richiede che per ogni posizione aperta ci sia una fascia retributiva definita. Questo richiede di avere — o di costruire — una struttura di banda salariale per ciascun livello di job evaluation. La fascia può essere ampia (es. 28.000-38.000 euro per un livello mid), ma deve esistere e deve essere comunicata ai candidati.

Questo vincolo, che sembra limitante per le aziende, ha un effetto collaterale positivo: migliora la qualità dei candidati. Chi si candida a una posizione conoscendo la fascia retributiva è già allineato sulle aspettative — si eliminano le perdite di tempo nelle fasi avanzate del recruiting per disallineamento sullo stipendio.

Il collegamento con la certificazione parità di genere

Le aziende che hanno già ottenuto la certificazione UNI/PdR 125:2022 sono in una posizione di vantaggio significativo rispetto alla direttiva trasparenza retributiva. I KPI della norma di certificazione includono già l’analisi del gender pay gap, la struttura di career path, e le politiche di equità remunerativa. Un’azienda certificata ha già fatto la gran parte del lavoro richiesto per la compliance alla direttiva.

Questo crea un’economia di scala: il costo della certificazione UNI/PdR 125 ammortizza anche il costo della compliance alla direttiva. Per le aziende sopra i 150 dipendenti che devono adeguarsi entro il 2027, fare la certificazione adesso risolve due problemi con un investimento solo.

La finestra di opportunità per le PMI

Le PMI sotto i 100 dipendenti non sono obbligate dalla direttiva. Ma le aziende che si avvicinano a quella soglia, o che lavorano come fornitrici di grandi gruppi che devono adeguarsi, si troveranno a breve con richieste di disclosure lungo la supply chain. I grandi clienti che devono pubblicare il loro gender pay gap avranno interesse a verificare anche quello dei loro fornitori principali — non per obbligo legale, ma per coerenza del report ESG.

Prepararsi adesso, quando non è obbligatorio, significa farlo in modo pianificato e senza pressioni di scadenza. E significa poterlo usare come elemento differenziante nel recruiting e nelle relazioni commerciali con i clienti che ci tengono.

Leggi anche: Certificazione parità di genere: sgravio 1% e appalti — Piano assunzioni agevolate — Welfare aziendale: aumentare il potere d’acquisto senza aumentare la RAL.

Fonti: Direttiva UE 2023/970 (trasparenza retributiva, obblighi e scadenze); D.Lgs. di recepimento italiano (in fase di finalizzazione, giugno 2026); Linee Guida Commissione UE sulla direttiva 2023/970; UNI/PdR 125:2022 (connessioni con trasparenza retributiva). Aggiornato giugno 2026.